CRM para Ortopedia: Organize Consultas, Cirurgias e Reabilitação

Ortopedia é uma especialidade que vive em dois mundos simultaneamente. De um lado, há o ortopedista de consultório, com agenda eletiva e bem organizada: avaliação de artrose, pré-operatório de prótese de quadril, retorno de coluna. Do outro, há a realidade do pronto-atendimento ortopédico: torções de tornozelo no domingo à tarde, fraturas de punho em crianças que caíram da bicicleta, dores lombares agudas que não deixam o paciente dormir.

Essa dualidade urgente-eletiva é o primeiro grande desafio de gestão de uma clínica ortopédica. O segundo é a cadeia diagnóstica: quase todo paciente ortopédico precisa de imagens, e gerenciar quem solicitou o quê, se os laudos chegaram e se os resultados foram avaliados exige um controle que planilhas não conseguem oferecer.

O terceiro desafio é temporal: cirurgias ortopédicas são seguidas de protocolos longos de reabilitação — semanas a meses de fisioterapia — que precisam de acompanhamento ativo para que o resultado clínico seja o esperado.

Um CRM para ortopedia resolve esses três desafios de forma integrada.

Gerenciando a Dualidade Urgente-Eletiva

Uma das singularidades da ortopedia privada no Brasil é atender, no mesmo consultório, pacientes eletivos com consultas marcadas com semanas de antecedência e pacientes agudos que chegam — ou ligam — sem hora marcada.

Sem um sistema inteligente, o resultado é previsível: a secretária para o que está fazendo para lidar com o paciente de urgência, a agenda eletiva atrasa, e o paciente agendado espera. Ou, no pior cenário, o paciente agudo não consegue ser encaixado e vai para a UPA, onde vai ficar horas esperando pelo mesmo atendimento.

Triagem de urgência via WhatsApp

O CRM com IA concierge no WhatsApp faz a triagem inicial da urgência antes mesmo de envolver a equipe:

Perguntas de triagem automática:

• "Você teve algum trauma (queda, acidente, impacto) recentemente?"
• "Qual é a intensidade da dor, de 0 a 10?"
• "Você consegue apoiar o peso na região afetada?"
• "Existe deformidade visível na região?"

Com base nas respostas, o sistema classifica:

• Urgência alta (fratura suspeita, deformidade, dor 8-10): alerta imediato para a equipe com nome e contato do paciente
• Urgência moderada (dor intensa sem trauma, limitação funcional importante): encaixe no próximo horário disponível do dia
• Eletivo com urgência subjetiva (dor crônica com piora): agendamento normal com prioridade na semana

Essa triagem automática resolve um problema real: o paciente com artrose que descreve a dor como "insuportável" ligando às 7h da manhã, quando na verdade o agendamento regular na semana seguinte é perfeitamente adequado.

Rastreamento de Imagens e Laudos

Em ortopedia, a imagem é tudo. Uma consulta sem raio-X é incompleta. Uma cirurgia sem ressonância magnética recente é um risco. E o controle de quem fez quais exames, quando foram solicitados e se os laudos chegaram é um pesadelo logístico sem sistema.

O problema clássico de imagem perdida

Cenário comum em clínicas sem CRM:

1. Médico solicita ressonância do joelho em abril
2. Paciente faz o exame em junho em outro local
3. O CD com imagens fica em casa
4. Em agosto, na consulta de retorno, o médico não tem acesso às imagens
5. Tempo perdido, decisão clínica prejudicada

Com o CRM, o fluxo é diferente:

1. Médico registra solicitação de ressonância no perfil do paciente
2. CRM dispara lembrete automático em 7 dias: "Você já agendou sua ressonância? Precisamos do laudo para sua próxima consulta."
3. Em 14 dias, se o laudo não foi registrado, alerta para a secretária contactar o paciente
4. Paciente envia o laudo por WhatsApp (a secretária registra no sistema)
5. Na consulta de retorno, o médico tem acesso ao histórico completo de imagens do paciente

Exames de imagem comuns em ortopedia e seus protocolos

O CRM não substitui o prontuário eletrônico, mas complementa o fluxo operacional garantindo que nenhuma solicitação de imagem "suma" no esquecimento.

Gestão de Convênios em Ortopedia

Ortopedia é uma das especialidades com maior complexidade de convênios. Artroscopia de joelho, prótese de quadril e cirurgia de coluna estão entre os procedimentos mais frequentemente negados ou demorados pelos planos de saúde. Gerir esse processo sem sistema é um estresse constante para a equipe administrativa.

O fluxo de autorização no CRM

Quando um procedimento cirúrgico é planejado:

Semana 1 — Documentação:

• CRM inicia checklist automaticamente: laudo médico, laudos de imagem, exames pré-operatórios
• Secretária vai marcando os documentos conforme chegam
• Sistema alerta sobre documentos faltantes

Semanas 1-2 — Solicitação:

• Envio da solicitação de autorização para o convênio
• CRM registra data de envio e prazo máximo de resposta do convênio (conforme ANS: 21 dias para procedimentos eletivos)

Acompanhamento:

• Se não houver resposta em 14 dias, alerta para seguimento ativo com o convênio
• Registro da autorização (número, vigência, valor autorizado)
• Alerta para vencimento da autorização (muitos convênios autorizam por 60-90 dias)

Reagendamento se necessário:

• Se a autorização vence sem que a cirurgia ocorra, CRM alerta para renovação imediata

Esse controle evita um problema custoso: a cirurgia marcada com autorização vencida, descoberta apenas no dia do procedimento.

Protocolos Cirúrgicos por Especialização Ortopédica

Ortopedistas geralmente têm subespecialidades — joelho, ombro, coluna, quadril, mão, pé. Cada subespecialidade tem protocolos cirúrgicos e de reabilitação diferentes.

Artroscopia de joelho

Pré-operatório:

• Ressonância magnética (confirmação do diagnóstico)
• Exames laboratoriais e ECG (se acima de 40 anos ou comorbidades)
• Suspensão de anticoagulantes e AINEs (comunicado automático 7 dias antes)
• Orientações de jejum e preparo

Pós-operatório:

• 24-48h: retorno para troca de curativo e avaliação de edema
• 7 dias: retirada de pontos e início de fisioterapia
• 30 dias: avaliação de amplitude de movimento e progressão do protocolo
• 3 meses: liberação gradual para atividade física
• 6 meses: alta com avaliação funcional completa

Prótese total de quadril / joelho

Cirurgias de grande porte têm protocolos ainda mais estruturados:

Pré-operatório:

• Radiografias em posição específica (com escala)
• Planejamento pré-operatório digital
• Avaliação cardiológica (>60 anos)
• Hemograma e coagulação
• Reserva de hemoderivados (se necessário)
• Orientação sobre próteses provisórias de marcha

Pós-operatório:

• Internação 1-3 dias
• 15 dias: avaliação da ferida e raio-X de controle
• 30 dias: primeiro retorno ambulatorial com fisioterapia em andamento
• 3 meses: avaliação de marcha e progressão funcional
• 6 meses: liberação para atividades de vida diária completas
• 1 ano: avaliação radiográfica de integração da prótese

O CRM automatiza todos esses marcos — sem que o médico ou a secretária precisem lembrar de ligar para o paciente. O sistema faz isso.

Reabilitação e Fisioterapia: O Acompanhamento que Define o Resultado

Em ortopedia, o resultado cirúrgico depende tanto da técnica operatória quanto da adesão ao protocolo de reabilitação. Um paciente que faz artroscopia de joelho e não vai às sessões de fisioterapia terá resultado inferior ao de um paciente com a mesma cirurgia que seguiu o protocolo completo.

O problema: a adesão à fisioterapia em ortopedia é notoriamente baixa. Pesquisas brasileiras indicam que apenas 50-60% dos pacientes completam o protocolo prescrito de fisioterapia pós-operatória. Os motivos são variados: distância, custo, falta de percepção de necessidade ("já não estou sentindo dor, para que ir?").

Como o CRM melhora a adesão à reabilitação

O CRM registra o protocolo de fisioterapia prescrito e acompanha o progresso:

• Sessões agendadas vs. realizadas: se o paciente pula sessões, o sistema alerta
• Lembretes pré-sessão: "Sua sessão de fisioterapia é amanhã às 14h. Confirme sua presença."
• Check-ins de progresso: "Como está sua evolução na fisioterapia? Em caso de dúvidas, fale com nossa equipe."
• Alerta para equipe médica: se o paciente está atrasado no protocolo, o médico é notificado antes da consulta de retorno

Para clínicas que têm fisioterapia própria, o CRM integra as duas agendas — médico e fisioterapeuta — em uma visão unificada. O paciente que sai da consulta médica já tem a sessão de fisio agendada, sem precisar fazer isso separadamente.

Como o Triagefy Organiza uma Clínica de Ortopedia

O Triagefy oferece, especificamente para clínicas de ortopedia:

Triagem inteligente de urgência: a IA no WhatsApp qualifica o nível de urgência de cada contato e direciona para o fluxo correto — encaixe emergencial, agendamento prioritário ou eletivo — sem intervenção humana.

Rastreamento de imagens e laudos: registre cada solicitação e seja alertado automaticamente quando o prazo passa sem resultado. Histórico de imagens centralizado no perfil do paciente.

Checklist de convênio: para cada procedimento cirúrgico, inicie automaticamente o checklist de documentação e acompanhe o status da autorização.

Protocolos cirúrgicos personalizados: configure uma vez o protocolo de cada cirurgia (artroscopia, prótese, coluna) e o sistema aplica automaticamente para cada paciente, do pré-op à alta.

Acompanhamento de reabilitação: monitore a adesão ao protocolo de fisioterapia e alerte médicos sobre pacientes com baixa adesão antes das consultas de retorno.

Pipeline visual: visualize todos os pacientes em cada etapa — aguardando autorização, confirmados para cirurgia, em reabilitação, em retorno — sem precisar consultar planilhas separadas.

Veja também como outras especialidades que realizam procedimentos cirúrgicos gerenciam seus fluxos: cirurgia plástica, oftalmologia e o guia completo de CRM para clínicas médicas.

Explore a página completa de soluções Triagefy para ortopedia e veja como a plataforma gerencia protocolos cirúrgicos, convênios e reabilitação.

Números que Justificam a Adoção

Para uma clínica ortopédica com 15 cirurgias/mês e ticket médio cirúrgico de R$ 8.000:

• Redução de 20% em autorizações atrasadas: 3 cirurgias adicionais/mês = R$ 24.000
• Melhoria de 25% na adesão à reabilitação: menos complicações, mais indicações por satisfação
• Redução de 40% no no-show de retornos pós-op: cada consulta de retorno vale R$ 350, 40 retornos/mês = R$ 5.600 recuperados
• Captação de 15% mais leads pela resposta imediata no WhatsApp = 2 cirurgias adicionais = R$ 16.000

Total estimado de impacto mensal: R$ 45.600 com o mesmo investimento em marketing e equipe.

Uma Clínica Ortopédica Organizada começa pela Operação

A qualidade técnica do ortopedista é pré-condição do sucesso — mas não é suficiente. Uma clínica que perde laudos, esquece de fazer follow-up pós-operatório e deixa pacientes esperando autorização de convênio sem comunicação ativa prejudica o resultado clínico e a experiência do paciente.

O CRM não é uma promessa de que tudo vai funcionar por conta própria. É uma infraestrutura que garante que o que precisa acontecer — o lembrete de fisioterapia, o alerta de laudo vencido, a confirmação cirúrgica — realmente acontece, toda vez, com cada paciente.

Agende uma demonstração gratuita do Triagefy e veja como sua clínica de ortopedia pode operar com essa estrutura em 48 horas.